Email contre téléphone, quel est le plus efficace pour obtenir rapidement une information ?

oui oui, raccroche!Beaucoup de gens pensent que le téléphone est la manière la plus rapide pour obtenir une information.

C’EST FAUX!

Le téléphone ne permet pas d’avoir une information rapidement, il permet seulement de pouvoir parler à quelqu’un rapidement sans avoir à se déplacer. C’est tout.

Bon ok, dans certain cas, c’est vrai :

« Chérie, je prends une ou deux baguettes ? »

« La réunion est bien à 14h30 ? »

« Les clés de la voiture de fonction sont disponible? »

« Est ce que mon rendez-vous est arrivé? » 

Si on a besoin d’une information simple ou de la confirmation de quelque chose, alors il permet d’obtenir rapidement ce qu’on veut.

 Mais dans de nombreux cas, le téléphone ne permet pas d’avoir l’information que l’on souhaite rapidement.

Combien de fois ai-je appelé quelqu’un pour avoir une information, pour raccrocher 5 minutes plus tard sans avoir eu ce que je voulais. Et je suis sur que je ne suis pas le seul a qui s’est arrivé.

Le téléphone est un frein à l’efficacité et à la productivité en entreprise.

Voila pourquoi.

La plupart du temps, on prend son téléphone sur un coup de tête. On travaille sur un sujet, il nous faut une information particulière pour avancer. Cette information, c’est collègue X qui l’a. Ni une ni deux, vous prenez votre téléphone et appelez votre collègue, sans même avoir réfléchi un peu plus à ce dont vous avez besoin.

Et c’est la que la perte de temps commence

Il y a tout d’abord de fortes chances que la personne n’ait pas l’information souhaitée. A partir de la, deux cas sont possibles :

Il peut vous donner l’information moyennant quelques minutes de recherche :

C’est le meilleur des cas

Vous allez rester au téléphone avec lui pendant 2, 3 ou 5 minutes et c’est tout.

Bien sur, vous n’aurez rien fait de productif en attendant.

Vous pouvez toujours vous occuper d’une autre tache, mais vous ne serez pas dedans à 100% et cela sera plus inutile qu’autre chose.

Pire, vous allez peut être vous rendre compte dans 5 minutes qu’il vous manque encore une information, car vous avez oublié de la lui demander ou parce que vous êtes encore bloqué. Vous serez obligé de le rappeler…..

Il ne peut pas vous donner l’information tout de suite :

Il vous dira qu’il regardera plus tard (action à noter), et vous raccrocherez bredouille.

Vous devrez donc le rappeler plus tard (action à noter)

Mais et si il n’avait pas noté ce que vous venez de lui demander ? Et s’il oubliait en se replongeant tout de suite dans sa tâche ?

Vous le rappellerez 2 heures ou 2 jours plus tard pour vous rendre compte qu’il n’a rien fait. Encore du temps perdu.

Celui qui perd le plus de temps, c’est celui que vous appelez :

Le téléphone est intrusif.

Lorsque vous appelez quelqu’un, vous ne savez pas ce qu’il est en train de faire. Rien ne vous dit qu’il est disposé à travailler sur ce que vous allez lui demander.

Il est peut être en réunion, ou en train de travailler sur un dossier très important. Il pourrait certes ne pas répondre, mais on ne sait jamais, et si c’était une urgence ?

Il faut savoir que lorsqu’on commence une tache, il faut un certain temps avant d’être complètement concentré et de pouvoir utiliser ses ressources intellectuelles au maximum. De plus, il faut au moins 3 minutes après chaque interruption pour se replonger complètement dans sa tâche. Et plus on est interrompu, plus il est difficile de se reconcentrer. 

Nous travaillons dans un environnement ou nous sommes de plus en plus dérangés pour un oui ou pour un non. Utiliser judicieusement l’email au lieu de téléphone va devenir une compétence. Certes pas flagrante, mais une compétence quand même

L’email est plus efficace qu’un coup de fil

L’email est le mode de communication le moins intrusif de l’entreprise car c’est le destinataire qui va décider du moment où il souhaite s’y consacrer.

Vous êtes donc certain qu’il consacrera toute son attention à répondre au mieux à votre demande.

Il n’y a également aucun risque qu’il ne l’oublie. Votre demande est dans son ordinateur après tout. Cela réduit également le risque que vous oubliez, car elle est également sur le votre.

L’email permet aussi d’en dire plus que par téléphone. Vous pouvez raccrocher en oubliant de donner un détail important, par oubli ou parce que votre collègue vous a fait comprendre qu’il était occupé pour écourter la conversation. Avec un email, vous avez le temps de vous relire, et vous êtes sur de donner toutes les informations dont votre collègue aura besoin pour répondre au mieux à votre besoin. Vous pouvez aussi joindre des documents et indiquer également que vous appellerez collègue X telle date à telle heure.

Pour résumer, l’email :

  • Rend votre demande plus complète et donc plus efficace
  • Vous fait perdre moins de temps
  • Fait gagner du temps à la personne contactée
  • Reste sur votre ordinateur. Vous ne pouvez pas l’oublier

Bien entendu, dans certaines situation, le téléphone DOIT être utilisé au dépend de l’email :

  • En cas d’urgence (surtout si vous savez qu’il ne lit ses emails que 2 fois par jour)
  • Pour rappeler à quelqu’un que vous lui avez envoyé un email et que vous attendez une réponse de sa part
  • pour rappeler à quelqu’un que vous attendez quelque chose de sa part (on peut le faire indirectement en lui demandant simplement s’il a eu le temps de travailler sur tel ou tel sujet)
  • Pour demander une information que vous êtes sur qu’il pourra vous donner très rapidement.

La prochaine fois que vous voudrez appeler quelqu’un  demandez vous si vous êtes sur qu’il pourra vous donner l’information rapidement, et dites-vous que vous allez lui faire perdre plus de temps que vous ne le pensez. Une fois cela fait, lâchez votre téléphone, et envoyez lui un email.

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