Libérez vous! Comment ne vérifier ses emails que 2 fois par jour

Liberté!

Je parie que comme je l’ai fait pendant longtemps, vous pensez qu’il est normal de contrôler sa boite mail toutes les 15 ou 30 minutes ?

Vous pensez que répondre vite à un email est un signe d’efficacité, car cela montre que vous prenez à coeur de répondre rapidement à ce qu’on vous demande ?

Et bien pas du tout!

Contrôler sa boite mail tous les quart d’heure n’est rien d’autre qu’une PERTE DE TEMPS.

Si vous voulez savoir comment vous débarrasser de cette mauvaise manie, continuez de lire!

J’ai parlé dans un article précédent qu’une des manière de gagner du temps, et donc de gagner en efficacité et en productivité était de moins consulter ses emails.

J’ai traduit pour vous un article de Tim Ferris, l’auteur de la semaine de 4 heures, qui va vous donner les clés et vous expliquer comment faire pour ne contrôler  votre boite mail que 2 fois par jour, voir moins.

Vous allez vous rendre compte que c’est super simple, et vous aller vous dire « mais pourquoi je n’y ai pas pensé plus tôt! » (et profitez-en pour me remercier 😉 )

Les emails (et tous les crackberry/gadgets électroniques/cousins de Twitter) sont la plus grande source d’interruption dans la vie moderne. Dans un monde digital, se créer du temps va de pair avec le fait de minimiser les emails. La méthode la plus rapide que j’ai trouvé pour contrôler les pulsions d’email est de mettre en place une réponse automatique qui indique que vous contrôlez vos emails 2 fois par jours, ou moins. C’est un exemple du “regroupage” de tache (exécuter les taches à des moments donnés, les laissant s’accumuler entre deux moments), et votre succès avec le regroupage va dépendre de deux facteurs :

1. Votre capacité à former les autres à respecter ces intervalles, et, beaucoup plus difficile,
2. Votre capacité à vous discipliner à suivre vos propres règles.

Vous pensez que votre boss n’acceptera pas ? Vous seriez surpris. Voilà un exemple avec deux emails qu’un participant d’une conférence SXSW m’a envoyé.

Hey Tim,

Voilà ce que j’ai retenu de ta conférence (et que j’ai mis en action!)

J’ai envoyé un email à chaque personne de mon département pour leur laisser savoir qu’à partir de maintenant, je contrôlerai mes emails à 11 et 16 heures. Voilà ce que j’ai envoyé.

“Bonjour à tous…
Dans un effort pour améliorer ma productivité et mon efficacité, je vais modifier la manière dont je consulte mes emails. J’ai récemment réalisé que je passais plus de temps à contrôler ma boite de réception et moins de temps à me concentrer sur d’autres taches. C’est devenu une distraction qui, à la longue, allonge les délais de ma liste de tache déjà sans fin.
Je ne contrôlerai donc mes emails que deux fois par jours, à 11 heures et à 16 heures. J’essaierai de répondre aux emails au plus vite sans négliger les besoins de nos clients et l’identité de notre entreprise.
Si vous avez besoin d’une réponse rapide… n’hésitez pas à m’appeler. Le téléphone est plus sympa de toute façon.
J’espère que cette nouvelle approche va réduire les délais et améliorer la qualité de mon travail.
Cordialement.”


Jusqu’à maintenant, les réponses ont été très positives et les gens me soutiennent. Voilà une réponse “répondre à tous” que j’ai eue d’un des managers d’opérations senior (il gère 5 stations de radio, et la plupart des gens du bâtiment) :

“Tim,
Génial, ça c’est de la gestion du temps! J’adorerai voir plus de gens adopter cette règle
-C”

Je m’y tiens, et cela rend mes journées plus productives. Et plus ça va, plus les gens prennent l’habitude de respecter ma manière de faire, et je n’ai eu aucun problème. Cependant, chaque personne pense que ça ne marcherait pas pour elles si elles le faisaient (“oh, mais je suis sur trop de listes de diffusion” ou “je travaille tout le temps avec ma boite mail, je suis obligé”. Je suis sûr que tu as déjà entendu tout ça).

Un autre point majeur de ta présentation que j’ai appliqué est le concept du 80/20. J’ai toujours su que je perdais un paquet de temps sur des trucs qui à la fin ne montrent aucun retour sur investissement. T’entendre en parler d’une nouvelle manière m’a permis de commencer à éradiquer sérieusement les clients et procédures chronophages. Je fais beaucoup de travail que les stagiaires devraient faire. J’ai donc commencé à désigner correctement des responsables, allégeant ma charge de travail et me donnant plus de temps pour les taches importantes. Ca va se faire lentement, mais les managers seniors sont sur la même longueur d’onde que moi.

A plus
Tim Duke
KROX & KBPA – Interactive Brand Manager


Voilà une autre réponse automatique qu’un participant a mise en place avec succès :

Merci pour votre email! Du à ma charge de travail actuelle, je ne contrôle mes emails qu’à 11 et 16 heure. Si vous avez besoin de quoi que ce soit tout de suite, merci d’appeler sur mon téléphone portable que nous puissions régler ensemble ce problème. Merci, et passez une bonne journée.
-Tom

La réponse automatique de mon email personnel indique

“Je contrôle mes emails une fois par jour, souvent le soir. Si vous avez besoin d’une réponse avant demain, merci de m’appeler sur mon portable”. La réponse automatique de mon email professionnel en revanche, informe que je ne contrôle mes emails qu’une fois tous les 7-10 jours

La partie la plus difficile est bien sûr de vous tenir loin de cette boite de réception de malheur. Faites un régime strict pauvre en information et concentrez-vous sur le résultat. Votre porte-monnaie et vos week-ends vous diront merci

Et voilà, vous savez maintenant ce qu’il vous reste à faire.

Maintenant dites-moi, est-ce que vous contrôlez vous aussi vos email toutes les 20 minutes ? vous ne pensez pas que c’est une perte de temps finalement ? Si vous mettez ce système en place, dites moi comment cela s’est passé, et ce que ça vous a apporté. Ça m’intéresse beaucoup d’avoir votre retour d’expérience.

Ceci est la traduction d’un article de Tim Ferriss 

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