Faites-en moins pour en faire plus. 9 habitudes à arrêter dès maintenant.

Vous en avez marre de ne jamais avoir le temps de faire tout ce que vous voudriez faire ?

Vous voulez être plus efficace, vous voulez perdre moins de temps mais vous ne savez pas forcément comment faire ?

Et pour cela, vous vous dites que vous devriez faire plus ceci, ou plus cela, ou tout faire plus vite (et moins bien)

Et bien vous vous TROMPEZ!

Et si je vous disait que ne pas faire certaines choses sera souvent bien plus efficaces que d’essayer d’en faire plus ?

La raison est simple : en faire moins vous donne plus de temps pour en faire plus.

Et corrigez moi si je me trompe, mais en faire plus dans le même laps de temps, ça s’appelle de la productivité non ?

Voici 9 habitudes courantes toutes simples que vous devez vous FORCER à éliminer pour pouvoir améliorer votre efficacité et être plus productif.

.Chaque habitude est suivie par des descriptions plus détaillées. Concentrez-vous sur une ou deux habitudes à la fois, comme vous le feriez pour des actions prioritaires.

 1. Ne répondez pas aux numéros de téléphones inconnus

Autorisez-vous à surprendre les autres, mais ne soyez pas surpris. Cela vous dérangera alors que vous n’en avez pas envie, et vous ne serez pas dans une bonne position si vous devez négocier. Laissez le répondeur faire son travail, et pensez à utiliser un service comme Simulscribe (pour recevoir les messages vocaux par email)

Qui appelle en numéro masqué de nos jours ? Les personnes qui ne veulent pas qu’on les rappelle, les démarcheurs par téléphone (dont vous vous fichez royalement), ceux qui ne peuvent rien nous apporter de particulier. Si quelqu’un a quelque chose d’important à vous dire, il laissera un message.

2. N’envoyez pas d’emails tôt le matin ou tard le soir

Le premier perturbe vos priorités et vos plans pour la journée, et le second vous donne juste des insomnies. Les emails peuvent attendre 10 heures du matin, après que vous ayez terminé au moins une de vos taches importantes.

Cet habitude va de pair avec le point 5

 

3. N’acceptez pas de réunion ou de coups de fils sans agenda clair ou heure de fin

Aucune réunion ou appel ne devrait durer plus de 30 minutes si l’objectif a été clairement défini, et si un agenda de sujets/questions à aborder a été préparé. Demandez-les en avance pour que vous puissiez vous “préparer et utiliser au mieux le temps passé ensemble”.

SI vous voyez qu’un appel est parti pour durer, excusez vous auprès de votre interlocuteur en disant que vous avez une réunion de prévu dans peu de temps, et proposez un rendez-vous téléphonique.

« Je suis désolé de t’interrompre, mais je pense qu’il nous faudrait plus de temps pour parler de ce sujet, et on m’attend dans 5 minutes. Est ce que ça te dérangerait qu’on en reparle a un moment ou on aura du temps tous les deux, quitte à se bloquer tout de suite une plage horaire ? »

D’une manière générale, dès que vous recevez un coup de fils, dites que vous n’avez que quelque minutes avant de devoir aller quelque part ou faire quelque chose. Cela met tout de suite en place le cadre pour que l’appel puisse être écourté si vous le souhaitez.

Si vous voyez une vous arrivez à une réunion avec plusieurs personnes, mais que vous venez juste faire un rapport ou donner des informations mais ne participerez pas ensuite aux prises de décisions, demander à parler en premier et excusez vous ensuite

« Est ce que ça vous dérange si je parle en premier et que je m’excuse ensuite ? j’ai un dossier/email/coup de fil important/urgent à passer. »

Adressez vous à l’animateur de la réunion seulement, c’est à lui et à lui seul de décider, pas aux autres.

Si vous êtes l’animateur, proposez à ceux dont la participation n’est pas essentielle tout le long de la réunion de parler en premier et de disposer ensuite. Vos réunions seront meilleurs si vous pensez aussi aux participants.

 

4. Ne laissez pas les gens divaguer

Oubliez le “comment ça va ?” quand quelqu’un vous appelle. Tenez-vous en à “Bonjour M. X, comment je peux vous aider”, “Salut, qu’est-ce que je peux faire pour toi/vous” ou bien “je suis en plein milieu de quelque chose, que se passe-t-il ?”. Pour faire les choses, il faut aller à l’essentiel.

 

5. Ne contrôlez pas vos emails tout le temps. Ne le faites qu’à des heures bien définies.

Je répète suffisamment ce point. Eloignez-vous du distributeur de cocaïne et concentrez-vous sur l’exécution de vos taches les plus importantes au lieu de répondre à toutes les fausses urgences. Mettez en place une stratégiede réponse automatique et ne les contrôlez que 2 ou 3 fois par jour.

 

6. Ne communiquez pas trop avec les petits clients qui demandent beaucoup d’attention.

Il n’y a pas de chemin garanti vers le succès, mais essayez de faire plaisir à tout le monde, et vous serez sûr de prendre le chemin de l’échec. Faites une analyse 80/20 de votre base de client et posez-vous deux questions : quels 20% produisent 80% de mes profits, et quels 20% me prennent 80% de mon temps ? Ensuite, mettez le plus volubile et le moins rentable en autopilote.

Prenez comme prétexte un changement de la politique de l’entreprise. Envoyez-leurs un email avec les nouvelles règles : nombre de coups de téléphone permis, délai de réponse des emails, minimum de commande, etc. Proposez-leurs de se tourner vers un autre fournisseur si la nouvelle politique ne leur convient pas.

 

7. Ne travaillez pas plus pour régler tous les problèmes. Etablissez des priorités

Si vous ne mettez pas de priorités, tout va sembler urgent et important. Si vous vous concentrez sur une seule tâche importante par jour, presque plus rien ne paraîtra urgent ou important. Bien souvent, il suffit juste de laisser les petites mauvaises choses arriver (répondre à un coup de fil en retard et s’excuser, payer un petit frais de retard, perdre un client irraisonnable, etc.) pour faire les choses vraiment importantes. S’il y a trop de choses à gérer, il ne faut pas essayer de travailler plus. Il faut définir les quelques actions qui peuvent vraiment changer votre activité et votre vie.

 

8. Ne vous trimballez pas avec un portable ou un Crackberry 24 heures sur 24

Mettez vos gadgets électroniques de coté au moins un jour par semaine. Eteignez-les, ou encore mieux, laissez-les dans le garage ou dans la voiture. Je le fais le samedi, et je vous conseille de laisser le téléphone à la maison si vous sortez dîner en semaine. Qu’est-ce qui se passera si vous retournez un coup de téléphone une heure plus tard ou le lendemain matin ? Comme un de mes lecteur l’a dit à un de ses collègue vexé qui travaillait 24/24 et en attendait autant de lui : “Je ne suis pas le président des États-Unis. Personne ne devrait avoir besoin de moi à 8 heures du soir. OK, tu n’as pas réussi à me joindre. Mais qu’est-ce qui s’est passé de si terrible ?”. La réponse ? Rien.

 

9. N’espérez pas que le travail comble un vide qui devrait l’être par des relations amicales ou des activités

Le travail n’est pas la vie. Vos collègues ne devraient pas être vos seuls amis. Planifiez votre vie et défendez-la comme vous défendriez un contrat important. Ne vous dites jamais “je le ferai ce week-end”. Revoyez la loi de Parkinson dans la semaine de 4 heures et forcez-vous à travailler dur pour ne pas que votre productivité à l’heure tombe et pour vous dégager du temps. Concentrez-vous, faites les choses importantes, et sortez! Envoyer des emails tout le week-end n’est pas un moyen de passer le peu de temps que vous avez sur cette planète.

—-

Il est facile de s’atteler à faire les choses, mais c’est possible seulement une fois qu’on s’est débarrassé des parasites et des distractions constantes. Si vous avez du mal à décider quoi faire, ne faites rien. Méthodes différentes, mêmes résultats.

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